Тема 12 База данни в Access - проектиране на таблици
План-тезис: Необходима минимална конфигурация за инсталиране на езика за програмиране.
Правила за безопасност на работното място. Нормативни и технически изисквания за компютърно работното място. Правни и етични норми при работа с ИТ.
Видове срочни трудови договори.
Да се опише създаването на база данни и таблици в Access. Релация, видове релации. Система за управление на база данни. Свойства на системата за управление. Описание на свойствата на типовете полета.
Да се опише създаването на база данни и таблици в Access.
Access съхранява своите таблици в единствен файл, заедно с останалите обекти (форми, заявки, отчети, макроси, модули).
Данните се съхраняват в таблици – съвкупност от стойности, подредени в редове и колони
А) Редовете се наричат записи и имат едни и същи полета
Б) Колоните се наричат полета. Те имат уникално име и определящ съдържанието им тип.
В) Всяка таблица задължително трябва да има ключово поле (Първичен ключ) .
Това е такова поле, чрез което може еднозначно да се идентифицира всеки запис в таблицата ( което означава, че стойностите в това поле не могат да се повтарят). То се състои от една или повече колони. Два записа са различни точно когато имат различни стойности в тези колони.
Добрият кандидат за първичен ключ има няколко характеристики.
Първо, той идентифицира еднозначно всеки ред.
Второ, той винаги съдържа стойност.
Трето, той рядко се променя
Access използва полетата за първичен ключ, за да намира и съпоставя бързо данни от няколко таблици.
След като се проектират таблиците на базата данни и се нормализират, се пристъпва към тяхното създаване и редактиране, което се извършва в режим Design View.
Създаване на нова таблица в започва с избор на лента Create / команда Table в изгглед Design View. Тук потребителят трябва сам да зададе име на поле /Field Name/, да избере типа на данните за съответното поле /Data Type/, както и да определи характеристиките за този тип /Field Properties/. Всичко това се прави в следните четири области на мрежата за проектиране на таблици.
Най-често при проектиране на нова или при работа със съществуваща БД се преминава през следните няколко етапа.
Създаване на нови таблици – на този начален етап потребителят трябва да е изяснил няколко важни момента, а имено:
броя на таблиците и името на всяка една от тях;
броя на колоните /полетата/ във всяка таблица и имената на всяко поле;
кое поле ще се използва като първичен ключ за отделните таблици, като по този начин еднозначно ще определя записите в нея;
как /чрез кои полета/ трябва да се свържат таблиците помежду си.
Релация, видове релации.
За нормалното функциониране на една база от данни е необходимо да се определят правилно и да се изградят връзките между съществуващите категории обекти или действия.
Съществуващите видове връзки са:
Ø 1:1 (едно към едно)
Ø 1:N (едно към много)
Ø N:1(много към едно)
Ø M:N (много към много)
a) Връзка от тип едно към едно /1:1/
- когато на един запис от една таблица съответства един запис от друга таблица.
Пример: БД на видеотека. Разполагаме с таблици с номерата на видеокасетите и имената на филмите. На всеки номер отговаря само един филм, т.е. връзката между двете таблици трябва да е 1:1
б)Връзка от тип едно към много /1:N/
- когато на един запис от една таблица може да съответстват няколко записа от друга таблица.
Пример: Фирма за автомобили под наем. Имаме две таблици – “Автомобили” и “Собственици”. Един автомобил може да има един собственик, но един собственик може да наеме няколко автомобила. Затова връзката между таблиците собственици – автомобили е 1:N
в)Връзка от тип много към едно/ N:1/
- когато няколко записа от една таблица съответстват на един запис от друга таблица.
Пример: Разполагаме с БД на едно училище. Имаме таблици за учениците и учителите. Всички ученици от класа си имат само един учител за класен ръководител. Затова връзката между таблиците трябва да е N:1
г)Връзка от тип много към много /M:N/
- когато на записи от едната таблица може да съответстват няколко записа от друга таблица и обратно.
Пример: Разполагаме с БД на едно училище. Имаме таблици за учениците и учителите. Всеки ученик има по няколко учителя и всеки учител има по много ученици. Затова връзката между таблиците трябва да е M:N
СУБД /Система за управление на БД/ - съвкупност от програми, които позволяват на потребителя:
а/ да създава БД и определя нейната структура;
б/ да отправя заявки към БД и да модифицира ефективно данните;
в/ да подържа сигурността на данните при възникване на грешки и не оторизирано използване;
г/ управлява достъпа до данните.
Приложният софтуер, който осигурява възможност за работа с бази от данни, се нарича система за управление на бази от данни (СУБД).
Тя включва три основни компонента:
средства за разработване на приложения;
потребителски интерфейс;
ядро, което извършва операциите по търсене, сортиране и актуализиране на данните в базата от данни.
Свойства на системата за управление.
Свойствата в MS Access описват как да изглежда и да работи обектът. Типът на данните е най-важното свойство. То определя какви данни можете да въвеждате в дадено поле.
Описание на свойствата на типовете полета.
Field Name – задава се името на полето, с дължина до 64 символа, без знаците: . / ! / [ / ] . Ако е необходимо да се укаже, че полето ще се използва като първичен ключ, това се задава чрез инструмента /Primary Key/.
Data Type – тук от падащ списък се избира типа на данните за съответното поле. Могат да се избират следните типове данни:
Text – за въвеждане на буквено-цифрова информация;
Мемо – предназначени са за по-дълги текстове, като бележки в свободен формат. Такива полета могат да съдържат до 65 535 символа;
Number – за въвеждане на цифрови стойности, с които могат да се провеждат изчисления;
Date/Time – за въвеждане на дати;
Currency – за въвеждане на валутни стойности до 4 десетични знака. Автоматично се вмъква знака на валутата, съгласно настройките в Control Panel;
AutoNumber – поле-брояч, което автоматично вмъква уникални стойности в полето. Използва се най-често за първичен ключ и може да се въведе само веднъж в една таблица;
Yes/No – логическо поле с две възможни стойност, като тези стойности са съответно -1 и 0;
OLE Object – за вмъкване на обекти от други приложения, напр. Диаграми от Excel, графични изображения, снимки и т.н.;
Hyperlink – за вмъкване на хипервръзки към други обекти и URL адреси;
Lookup Wizard – за създаване на списък от предлагани стойности. При въвеждане на данни тези стойности ще могат да се избират от предварително подготвен списък.
Description – това е незадължителна област. В нея може да се за въвежда пояснителен текст с дължина до 256 символа. Обикновено не се използва.
Field Properties – тук се определят /задават или избират от падащ списък/ съответните характеристики на избрания тип данни. Някои от по-важните характеристики и съответните им стойности са:
Field Size – определя колко място заема полето или какво може да бъде съдържанието му.
За тип Text – тази характеристика се задава чрез число, определяща дължината му.
За тип Number – може да приема различни стойности, например:
• Byte – използва се за цели, положителни числа в граници от 0 ÷ 255 /заема памет от 1 байт/;
• Integer – за цели числа в граници -32 768 ÷ 32 767 /заема памет от 2 байта/;
• Long Integer – за цели числа в граници -2 147 483 648 ÷ 2 147 483 648 /заема памет от 4 байта/;
• Single – за реални числа, съдържащи цяла и дробна част, в граници -3,402823.1038 ÷ 3,402823.1038 /заема памет от 4 байта/;
__
• Double – за реални числа, съдържащи цяла и дробна част, в граници -1,797693.10308 ÷ -1,797693.10308 /заема памет от 8 байта/;
• Replication ID – за създаване на глобален уникален идентификатор /заема памет от 2 байта/. Чрез него могат да се правят защити за да не се повтарят данни при въвеждане, например - ЕГН, входящ номер на документи и т.н.
Format – определя формата за показване на съдържанието на полето;
Input Mask – позволява да се дефинира модел /шаблон/ за въвеждане на данните в полето;
Caption – разрешава да се дефинира второ име /заглавеие/ на поле, което може да се използва във формуляри и справки;
Default Value – позволява да се въведе стойност, която се вмъква автоматично в полето при създаване на нов запис;
Validation Rule – служи за въвеждане на условие за валидност на въвежданите в полето данни;
Validation Text – използва се за въвеждане на текст на съобщение, което се появява в случай, че условието от Validation Rule не е изпълнено;
Required – с две възможни стойности Yes/No и определя дали при въвеждане на нов запис, полето трябва задължително да бъде попълнено или не;
Indexed – индексира полето и по този начин ускорява търсенето по това поле;
Allow Zero Length – определя дали ще се приема последователност от интервали;
Decimal Places – задава броя на десетичните позиции при показване на стойността на полето.
Независимо дали една таблица е създадена чрез Table Wizard или Datasheet View, тя винаги може да се отвори в изглед Design и да се допълни, промени или да се настроят типове на полета, характеристики, стойности и т.н. Това всъщност е и най-често използваната практика при създаване на таблици в среда на Access.